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ナグモ社労士事務所

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出勤簿は手書きで良いか?

出退勤管理について

 出勤簿は手書き(自己申告)でも問題はありません。ただし、働き方改革関連法の改正で(2019年施行)でその運用が厳しくなりました。下記のとおりですが、ここでいう使用者自らの現認とは、使用者自ら、あるいは労働時間管理を行う者が、直接始業時刻や終業時刻を確認することとしています。勤怠管理を怠ると30万円未満の罰金に処されることになります。

 実質は不可能なことに思えます。勤怠ソフト等をうまく活用することが必須になってくるようです。当事務所においては、顧問先には無料でクラウドの勤怠システムを提供しています

☟ここから引用
[労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置]
○ 労働時間とは使用者の指揮命令下に置かれている時間であり、使用者の明示又は黙示の指示により労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たること
○ 例えば、参加することが業務上義務づけられている研修・教育訓練の受講や、使用者の指示により業務に必要な学習等を行っていた時間は労働時間に該当すること
○ 使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること
(1) 原則的な方法
・ 使用者が、自ら現認することにより確認すること
・ タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として 確認し、適正に記録すること
(2) やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合
① 自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと
② 自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
③ 使用者は労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないこと。さらに36協定の延長することができる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、労働者等において慣習的に行われていないか確認すること

労働局ガイドラインから引用

出退勤管理の不備による残業手当支払命令

 当事務所には残業手当関連の相談が数多く寄せられます。裁判もよく行われます。当事務所での相談案件を紹介してみます。

1,歯科医院/労働基準監督署
<事案>
 Wは歯科医師1人の個人医院に勤務していた。受付はW1人だったので鍵を預かり、シャッター明けからシャッター閉めまで、医院の始業から終業までの業務を行っていた。勤怠管理はタイムカードで行い、残業手当は医院長が想定した残業手当を支払い、タイムカードはほぼ見ていなかった。
<てんまつ>
 Wは役年の勤務後、タイムカードのコピーを持って労働基準監督署へ残業手当の未払があったことを訴えた。タイムカードには明らかに業務開始の前(打刻をしたうえで朝食)から、業務終了の後(かなりの時間医院に残った後の打刻)の時刻、また異常に短い休憩時間(15分程度の時間も散見)が打刻されており、管理されていないことで好きなように打刻していた様子。
<振り返り>
 労基署の監督官は、タイムカードのコピーがある以上この時間での残業手当支払いの是正勧告を出さざるを得ない。違うのであればその証拠が欲しいとの事。結局約80万の残業手当を支払った。

2,飲食店/裁判
<事案>
 出勤簿をハンコ方式で行っていた飲食店。退職した従業員が出勤簿はでデタラメとしパソコンの
送信記録を退勤時刻として訴えた。送信記録は夜中が多く、帰宅してかた送信していることは明らか。
<紛争>
 裁判所はハンコ方式の出退勤時刻を否認。パソコンの送信時間どおりの残業時間の手当の支払いをすることで和解するよう勧告。約300万円の和解金を支払う。
<振り返り>
 会社が勝手に書いた出勤簿へのハンコ方式はほぼ完全否認。
 

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